Rahmenbedingungen und Ablauf bei digitalen Veranstaltungen

Auch als Alternative zu Ihrer Präsenzveranstaltung!

Wenn Sie eine neue digitale Veranstaltung planen möchten oder sich für eine Umbuchung Ihrer Präsenzveranstaltung zu einer digitalen Veranstaltung entscheiden,

steht Ihnen die Referentin mit dem Support einer IT-Firma mit ihrem digitalen Angebot zur Verfügung.

Für die Veranstaltenden (VA), Teilnehmenden (TN) und für die Referentin (Ref.) gelten folgende Rahmenbedingungen:

Vorbereitung:

  • Die VA erfragen das Honorar und die Ausfallhonorare für eine digitale Veranstaltung bei der Ref. an.
  • Die VA vereinbaren einen festen Termin mit der Ref.
  • Die VA beachten die gestaffelten Ausfallhonorare bei Absage der Veranstaltung. Auch bei sogenannten Absagen wegen Höherer Gewalt wird ein Ausfallhonorar in Rechnung gestellt.
  • Die VA stimmen dieser Seite "Rahmenbedingungen und Ablauf bei digitalen Veranstaltungen" zu.
  • Die VA bewerben die Veranstaltung und führen das Anmeldeverfahren selbstständig durch. Die VA erstellen einen E-Mail-Verteiler aller TN.
  • Die Ref. richtet einen einmaligen Meetingraum bei GoToMeeting ein. Somit wird die Ref. offiziell bei GoToMeeting als „Organisatorin“ betitelt, was jedoch keinerlei Auswirkung auf die Rolle der VA hat.
  • Die Ref. schickt den VA eine vorformulierte E-Mail mit den technischen Details und Einweisungen für die TN. Außerdem enthält diese E-Mail einen Link mit einem Code.
  • Die VA formulieren dann ihre übliche Einladungsmail mit ihren eigenen Inhalten und Flyern, etc. und schicken beide E-Mails an die TN.
  • Die VA erhalten von der Ref. das übliche Handout zu den Inhalten der Veranstaltung als PDF-Datei, das sie ebenso vorab den TN zukommen lassen.
  • Die Ref. bittet in ihrer E-Mail die TN, sie möchten sich rechtzeitig vor Beginn der Veranstaltung (möglichst ab dem Moment, als sie den Link erhalten und spätestens bis 24 Stunden vor Veranstaltungsbeginn) kurz einwählen und die App herunterladen, was durch zwei Klicks sehr unkompliziert verläuft. So kann die Veranstaltung am Veranstaltungstag reibungslos verlaufen.
  • Die Ref. steht bis 24 Stunden vor Veranstaltungsbeginn den TN als Support zur Verfügung.
  • Die TN können von Zuhause aus teilnehmen. Sie brauchen im Idealfall: 1. Internet und 2. Endgerät (PC, Laptop, Tablet oder Handy)
  • Wer kein Endgerät hat oder ein solches nicht bedienen kann, hat die Möglichkeit per Telefon teilzunehmen. Das heißt diese Personen brauchen auch kein Internet. Sie können per Anruf über ihrem Telefonhörer der Veranstaltung folgen und mit der Ref. und den anderen TN sprechen. Die Telefon-Teilnehmenden können die Powerpointpräsentation, die auf dem Bildschirm gezeigt wird, nicht sehen. Sie können anhand des Handouts den Folien der Präsentation gut folgen, worauf die Ref. dann Rücksicht nehmen wird.
  • Die VA teilen der Ref. vorab mit, ob es TN per Telefon geben wird.

Durchführung:

  • Da die Ref. bis 24 Stunden vor Veranstaltungsbeginn den TN als Support zur Verfügung steht, kann sie am Veranstaltungstag auf technische Schwierigkeiten einzelner TN keine Rücksicht nehmen.
  • Die TN folgen der Einladung durch einen Klick auf den Link.
  • Die Veranstaltung beginnt pünktlich.
  • Die VA können selbst am Veranstaltungstag für die TN telefonisch erreichbar sein.
  • Die VA stellen sicher, dass die TN den technischen und moderationstechnischen Anweisungen der Ref. Folge leisten.
  • Die Ref. kann den VA aufgrund der großen Nachfrage kein Probemeeting vorab anbieten.
  • Die Ref. beantwortet gerne vorab die Fragen der IT-Abteilungen oder Supports der VA.
  • Die Ref. übernimmt die Gebühren für GoToMeeting und die Kosten der beteiligten IT-Firma.
  • Die Ref. übernimmt die technische Einweisung der VA und der TN.
  • Die Ref. übernimmt die Einweisung der TN für die Kommunikation während des Meetings.
  • Die Ref. übernimmt die komplette Moderation des Meetings, um in erster Linie Störgeräusche zu verhindern und um den inhaltlichen Erfolg der Veranstaltung zu sichern.
  • Die Ref. übernimmt die Verantwortung für die Einhaltung des zeitlichen Rahmens.
  • Die Ref. trägt dafür Sorge, dass die TN genügend Pausen bekommen.
  • Die Veranstaltung kann mit Einverständnis der Ref. und mit schriftlichem Einverständnis aller TN von der Ref. mit einer extra dafür eingerichteten Funktion des Apps aufgezeichnet werden.
  • Wenn gewünscht, stellt die Ref. dem VA am Ende der Veranstaltung kostenfrei einen Raum zur Verfügung für einen internen Austausch. Hierfür muss zuvor der Ref. eine verantwortliche Person als Moderation genannt werden. Diese Person wird bis spätestens eine Woche vor Veranstaltungsbeginn in einer 15minütigen Einweisung mit den Funktionen von GoToMeeting vertraut gemacht und kann dann die Moderation für den internen Abschluss übernehmen.

Nachbereitung:

  • Die VA erhalten von der Ref. eine Rechnung und überweisen den Betrag innerhalb von 28 Tagen.
  • Eine eventuelle Aufzeichnung der Veranstaltung gilt als Protokoll und darf nur für den privaten Gebrauch der tatsächlichen TN genutzt werden.
  • Die Aufzeichnung der Veranstaltung darf nicht an Dritte weitergegeben werden.