Rahmenbedingungen für eine digitale Veranstaltung

Digitale Angebote als Alternative für Ihre Präsenzveranstaltung:

Wenn Sie eine neue digitale Veranstaltung planen möchten oder sich für eine Umbuchung Ihrer Präsenzveranstaltung zu einer digitalen Veranstaltung entscheiden,

steht Ihnen die Referentin (Ref.) mit dem Support einer IT-Firma mit ihrem digitalen Angebot zur Verfügung.

Für die Veranstaltenden (VA) und Teilnehmenden (TN) gelten folgende Rahmenbedingungen:

Vorbereitung:

Die Ref. richtet vorab einen einmaligen Meetingraum bei GoToMeeting ein und schickt den VA eine Einladung in Form eines Links, den diese an die TN weiterleiten. Somit wird die Ref. offiziell bei GoToMeeting als „Organisatorin“ betitelt, was jedoch keinerlei Auswirkung auf die Rolle der VA hat.

  • Die VA erhalten ein Handout zur Veranstaltung, das sie vorab den TN zukommen lassen.
  • Die TN können von Zuhause aus teilnehmen. Sie brauchen:
  1. im Idealfall ein Endgerät (PC, Laptop, Tablet oder Handy) und im Notfall ein Telefon und

  2. Internet (muss nicht besonders stark sein)
  • Wer kein Endgerät hat oder ein solches nicht bedienen kann, kann schlicht anrufen. Diese Person kann der Veranstaltung per Ton folgen und mit der Ref. und den anderen TN sprechen. Die Telefon-Teilnehmenden können die Powerpointpräsentation, die auf dem Bildschirm gezeigt wird, nicht sehen. Sie können anhand des Handouts den Folien der Präsentation gut folgen.

Durchführung:

  • Die Ref. steht bis 15 Minuten vor Veranstaltungsbeginn den TN als Support zur Verfügung.
  • Die TN folgen der Einladung durch einen Klick auf den Link und laden in diesem Moment eine kostenlose App von GoToMeeting herunter, was durch zwei Klicks sehr unkompliziert verläuft.
  • Die TN möchten sich bitte rechtzeitig vor Beginn der Veranstaltung (möglich ab dem Moment, als sie den Link erhalten) kurz einwählen und die App herunterladen, so dass es am Veranstaltungstag keine Probleme gibt.
  • Für die TN, die sich unsicher fühlen, wird empfohlen, sich spätestens etwa 20 Minuten vor der Veranstaltung kurz als Test einzuwählen, um sich bei etwaigen Schwierigkeiten per Telefon bei der Ref. melden zu können, die dann als technischer Support per Telefon die TN hineinlotst.
  • Bis 15 Minuten vor Veranstaltungsbeginn ist die Ref. telefonisch erreichbar!
  • Die VA können selbst in den letzten 15 Minuten vor Veranstaltungsbeginn für die TN telefonisch erreichbar sein.
  • Die VA stellen sicher, dass die TN den technischen und moderationstechnischen Anweisungen der Ref. Folge leisten.
  • Die Ref. kann den VA aufgrund der großen Nachfrage kein Probemeeting vorab anbieten.
  • Die Ref. beantwortet gerne vorab die Fragen der IT-Abteilungen oder Supports der VA.
  • Die Ref. übernimmt die Gebühren für GoToMeeting und die Kosten ihrer IT-Firma.
  • Die Ref. übernimmt die technische Einweisung der VA und der TN.
  • Die Ref. übernimmt die Einweisung der TN für Ihr Verhalten während des Meetings.
  • Die Ref. übernimmt die komplette Moderation des Meetings, um in erster Linie Störgeräusche zu verhindern und um den inhaltlichen Erfolg der Veranstaltung zu sichern.
  • Die Veranstaltung kann mit Einverständnis der Ref. und mit schriftlichem Einverständnis aller TN von der Ref. mit einer extra dafür eingerichteten Funktion des Apps aufgezeichnet werden.

Nachbereitung:

  • Bitte erfragen Sie das Honorar für eine digitale Veranstaltung bei der Referentin an.
  • Die Aufzeichnung der Veranstaltung gilt als Protokoll und darf nur für den privaten Gebrauch der tatsächlichen TN genutzt werden.
  • Die Aufzeichnung der Veranstaltung darf nicht an Dritte weitergegeben werden.